الاختبار التقييمي لمرشحي منصب المسؤول المالي والإداري

السؤال 1: إذا طُلب منك إعداد ميزانية تقديرية لنشاط أو ورشة عمل قادمة للجمعية، ما هي الخطوة الأولى الأساسية التي يجب عليك البدء بها؟

• تحديد كافة الأنشطة والاحتياجات اللوجستية للورشة وتحويلها إلى تكاليف مالية متوقعة.
• البحث عن أرخص الموردين في السوق دون النظر إلى تفاصيل الورشة.
• تخمين مبلغ إجمالي عشوائي وتقديمه لرئيس الجمعية لاعتماده مباشرة.
• انتظار انتهاء الورشة بالكامل ثم تسجيل المصاريف الحقيقية التي دُفعت.

السؤال 2: وصلتك فاتورة من مورد قام بتجهيز مطبوعات للجمعية، ولكنك لاحظت أن المبلغ الإجمالي يختلف عن السعر المتفق عليه في أمر الطلب (Bon de commande). كيف تتصرف؟

• أقوم بتسديد الفاتورة مباشرة لتجنب المشاكل مع المورد.
• أتواصل مع المورد فوراً لاستيضاح سبب الاختلاف وطلب تصحيح الفاتورة لتطابق الاتفاق الأصلي.
• أقوم بتعديل أمر الطلب القديم ليتوافق مع السعر الجديد في الفاتورة دون علم الإدارة.
• أرفض الفاتورة وأقطع التعامل مع المورد نهائياً دون نقاش.

السؤال 3: في إطار التنظيم الإداري الداخلي للجمعية، ما هي أفضل طريقة لحفظ وتصنيف وثائق المشاريع (مثل الاتفاقيات، المراسلات، والتقارير)?

• وضع جميع الأوراق في صندوق واحد كبير حسب تاريخ وصولها فقط.
• إنشاء أرشيف رقمي وسحابي مصنف حسب اسم المشروع، وبداخل كل مشروع مجلدات فرعية، بالتوازي مع أرشيف ورقي.
• الاحتفاظ بالوثائق في البريد الإلكتروني الشخصي للمسؤول دون الحاجة لتنظيمها.
• حفظ الأوراق الهامة فقط والتخلص من المراسلات الإدارية اليومية فور قراءتها.

السؤال 4: عند إعداد تقرير مالي دوري لجهة مانحة أو للشريك الداعم، ما الذي يجب أن يتضمنه التقرير بشكل أساسي؟

• مقارنة واضحة بين المصاريف الفعلية والميزانية التقديرية المعتمدة، مرفقة بالتبريرات ومعززة بالوثائق.
• قائمة بأسماء المستفيدين فقط دون ذكر أي مبالغ مالية.
• خلاصة عامة مكتوبة في سطرين تؤكد أن كل شيء تم صرفه بنجاح.
• تفاصيل رواتب ومكافآت أعضاء المكتب المسير فقط.

السؤال 5: تلقيت مكالمة هاتفية من شريك دولي يستفسر عن تقدم مشروع معين، ورئيس الجمعية غير متواجد حالياً. ما هو التصرف الإداري السليم؟

• إعطاء تفاصيل ومعلومات غير مؤكدة للشريك لكي لا تظهر الجمعية بمظهر غير مطلع.
• الاعتذار بلطف، تسجيل بيانات الشريك وفحوى استفساره، ووعده بمعاودة الاتصال فور رجوع الرئيس.
• تجاهل المكالمة وإخبار الشريك أنك مسؤول مالي فقط ولا علاقة لك بالتواصل.
• إعطائه رقم الهاتف الشخصي لرئيس الجمعية مباشرة دون إذنه.

السؤال 6: تمت الموافقة على تعديل بسيط في أحد بنود ميزانية مشروع (SAFE-MIT) لنقل مبلغ من بند المطبوعات إلى بند الضيافة. ما هي الخطوة الإدارية الواجب اتخاذها؟

• صرف المبالغ مباشرة دون توثيق طالما أن المبلغ الإجمالي للمشروع لم يتغير.
• صياغة ملحق للميزانية أو رسالة رسمية (Avenant/Request letter) وتوقيعها من الإدارة كإجراء تعديلي.
• تعديل الأرقام في نظام المحاسبة سراً لتجنب الأسئلة الزائدة.
• انتظار نهاية السنة المالية وتعديل التقرير النهائي دون إشعار الإدارة.

السؤال 7: أي من الخيارات التالية يمثل الطريقة المثلى لإدارة “صندوق النثرية” أو المصاريف اليومية البسيطة (Petite Caisse) للجمعية؟

• ترك الصندوق مفتوحاً لجميع الأعضاء يأخذون منه ما يشاؤون ويعيدون الباقي لاحقاً.
• تحديد سقف مالي للصندوق، وتعيين شخص واحد مسؤول عنه، مع تسجيل كل عملية خروج للمال فوراً ودعمها بوصل.
• عدم الاحتفاظ بأي مبالغ نقدية في الجمعية والذهاب للبنك لسحب أي مبلغ مهما كان صغيراً.
• خلط أموال الصندوق البسيط بالأموال الشخصية للمسؤول المالي لسهولة الصرف.

السؤال 8: تلقيت طلباً من رئيس الجمعية لتحضير ملف إداري للمشاركة في اجتماع رفيع المستوى غداً صباحاً. كيف ترتب أولوياتك؟

• البدء فوراً بجمع الوثائق الأساسية، مراجعتها، ترتيبها في ملف أنيق، وتجهيز نسخة رقمية احتياطية.
• تأجيل الموضوع لصباح الغد وقبل الاجتماع بنصف ساعة لكي تكون الوثائق طازجة.
• طبع كل وثائق الجمعية منذ تأسيسها وتقديمها في رزمة واحدة ضخمة دون تصنيف.
• الاعتذار عن المهمة بحجة أن التحضير للملفات ليس من اختصاصك المالي.

السؤال 9: أثناء مراجعتك للكشف البنكي الدوري للجمعية (Relevé Bancaire)، لاحظت وجود اقتطاع مالي لم تدرج له أي فاتورة أو سند في ملفاتك. ما هو الإجراء الصحيح؟

• تجاهل الأمر باعتبار أن البنك لا يخطئ حتماً.
• القيام بعملية المطابقة البنكية (Rapprochement bancaire)، ومراسلة البنك فوراً لطلب تفاصيل العملية.
• تسجيل هذا المبلغ في المصاريف تحت بند ‘مصاريف عامة ومبهمة’ لإغلاق الحساب.
• اتهام أحد زملائك في الجمعية بسحب المال دون إذنك.

السؤال 10: طلب منك رئيس الجمعية صياغة رسالة شكر وتأكيد حضور لجهة حكومية استدعت الجمعية لنشاط وطني. ما الذي يجب مراعاته في الصياغة؟

• استعمال لغة فضفاضة وعامية جداً كأنها رسالة لصديق.
• الاعتماد على أسلوب إداري رسمي، وذكر صفة المرسل إليه بدقة، وتأكيد الحضور بوضوح مع وضع خاتم الجمعية.
• إرسال رسالة فارغة تحتوي فقط على كلمة ‘موافقون’ في العنوان.
• كتابة الرسالة بخط اليد غير المقروء على ورقة بيضاء ممزقة.